Yksityisyys ja tietosuoja

Me Matkatoimisto Aventurassa ymmärrämme, että henkilötietojen turvallinen käsittely ja yksityisyyden suoja on tärkeää asiakkaillemme. Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tässä selosteessa käymme läpi henkilötietojen käsittelyn periaatteet Aventurassa.

Rekisterinpitäjä

Matkatoimisto Aventura Oy
Y-tunnus 1654907-3
Lönnrotinkatu 9, 00120 Helsinki
p. 0207 435 100, info@aventura.fi

Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä lähteistä

Matkatoimisto Aventura kerää tietoja ensisijaisesti suoraan palvelujemme käyttäjältä www-sivujen lomakkeilla lähetetyistä viesteistä ja henkilökohtaisen asioinnin yhteydessä (sähköposti- ja puhelinkeskustelut sekä toimistolla asiointi).

On mahdollista, että tietoja saadaan kolmannelta osapuolelta esimerkiksi messujärjestäjiltä, jolloin asiakas on tapahtumanjärjestäjän pyynnöstä hyväksynyt tietojensa luovuttamisen kolmannelle osapuolelle.

Kerättäviä tietoja ovat tilaajan nimi- ja osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja verkkoyhteyden IP-osoite sekä matkustajien nimet, syntymäajat, sukupuoli, yhteystiedot.

Näiden tietojen lisäksi voimme kerätä muita asiakassuhteeseen liittyviä tietoja, matkahistoriatiedot, tiedot allergioista, sekä terveys- ja liikuntarajoitteista. Tarvittaessa keräämme myös matkustajan passin tiedot.

Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakassuhteeseen tai muuhun säädösten velvoittamaan käsittelyyn. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn, mutta tällöin emme voi taata asiakkaan varaaman palvelun toimittamista.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös ilman asiakkaan suostumusta sen ollessa välttämätöntä asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi.

Asiakas antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn käyttäessään aventura.fi -sivustoa ja asioidessaan Matkatoimisto Aventuran matka-asiantuntijan tai edustajan kanssa.

Matkan varaajan on yleensä ilmoitettava myös matkaseurueeseen kuuluvien henkilöiden henkilötietoja. Edellytämme, että tietojen ilmoittajalla on kaikkien matkustajien suostumus myös muiden matkustajien henkilötietojen ilmoittamiseen. Jos joku toinen on tehnyt sinua koskevan varauksen, keräämme sinua koskevat henkilötiedot varauksen tekijältä. Sama koskee tilannetta, jossa joku toinen on ollut yhteydessä kanssamme sinun puolestasi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Keräämme henkilötietosi, jotta voimme toteuttaa tilaamasi matkapalvelun solmitun sopimuksen mukaisesti. Tilatun matkan toteuttaminen ja hallinnointi edellyttää henkilötietojen käsittelyä eri tavoin kohteesta ja matkan luonteesta riippuen. Tietoja käytetään palveluvarauksiin (lennot, hotellit, retket, vaellusluvat tms.), matka-asiakirjojen valmisteluun ja toimittamiseen. Matkan hallinnointi edellyttää myös tietojen käyttämistä kirjanpitoon, maksukorttien varmennukseen, laskutukseen jne.

Yhteystietoja sekä matkahistoriatietoa käytetään asiakkaan kanssa kommunikointiin, asiakassuhteen ylläpitoon, Aventuran omaan markkinointiin ja toiminnan sekä tuotteiden kehittämiseen. Emme osta tietoja ulkopuolisilta yrityksiltä tai luovuta tai myy tietojasi eteenpäin ulkopuolisille tahoille.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Tietojen tallentaminen, säilytys ja suojaaminen

Henkilötietoja tallennetaan asiakastietokantaamme, myynti- ja varausjärjestelmiin. Vain Matkatoimisto Aventuran henkilöstöllä on pääsy näihin järjestelmiin ja ne ovat salasanoin suojatut. Henkilötietojen käsittelyssä käytetyt tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisesti ja tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Internet-palvelimilla säilytettävien henkilötietojen laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tietojen luovutukset

Matkapalvelun toteuttaaksemme tulee meidän luovuttaa asiakastietoja kolmansille osapuolille myös Suomen ja EU/ETA -alueen ulkopuolelle. Kolmannella osapuolella tarkoitetaan kohdemaan palveluntarjoajaa, joita voivat olla paikallinen incoming-matkatoimisto, hotelli, kuljetusyhtiö, opaspalvelun tuottaja tai muu maapalvelun tuottaja, lentoyhtiö, paikallinen rajaviranomainen tai muu matkanjärjestelyjen kannalta oleellinen osapuoli. Tietoja luovutetaan Matkatoimisto Aventuran matkoilla toimiville matkatoimiston edustajille, kuten matkanjohtajille ja oppaille. Huolehdimme siitä, että tietoja luovutetaan GDPR:n vaatimusten mukaisesti.

Käytämme liiketoiminnassamme erilaisia IT-järjestelmiä ja palveluja, joista osassa säilytetään ja käsitellään henkilötietoja. Osa järjestelmistä on pilvipalveluja, jolloin tieto on fyysisesti tallennettuna järjestelmäntoimittajan tiloissa. Tietoja luovutetaan myös muille sopimuskumppaneille, joka käsittää esimerkiksi tilitoimiston ja luottokorttiyhtiöt, jotka kaikki käsittelevät henkilötietoja sopimuksen edellyttämällä tavalla.

Emme tee massa-/säännönmukaisia tietojen luovutuksia ulkopuolisille tahoille tai tietojen luovutuksia ulkopuolisille tahoille markkinointitarkoituksiin.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme asiakasrekisterissämme henkilötietoja niin kauan kuin käsittelyperusteen kannalta on tarpeen. Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja Matkatoimisto Aventuran välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen.

Säilytämme henkilötietoja tavallisesti asiakasrekisterissämme 6 vuotta viimeisimmän matkavarauksen tai palvelukontaktin jälkeen.

Jos olet rekisteröitynyt uutiskirjetilaajaksi, käsittelemme tarvittavia tietoja niin kauan kunnes peruutat uutiskirjetilauksen kuitenkin maksimissaan 10 vuotta. Voit milloin tahansa peruuttaa uutiskirjetilauksen www-sivuillamme.

IP-osoitteet aventura.fi -sivuilla vierailuista säilyvät 1 kk ajan.

Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään ilmoitettua pidemmän ajan.

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus vastustaa omien henkilötietojensa asiakassuhteeseen perustuvaa käsittelyä. Asiakkaalla on myös oikeus henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumuksen peruuttamiseen, jolloin lopetamme asiakkaan suostumukseen perustuvan henkilötietojen käsittelyn. Suostumuksen peruuttamiseksi ja henkilötietojen käsittelyn vastustamiseksi asiakkaan tulee olla kirjallisesti yhteydessä Aventuraan yllä mainittuun osoitteeseen.

Vaikka asiakassuhteen tai suostumuksen perusteella tapahtuva tietojen käsittely keskeytetään, voidaan tietoja säilyttää kuitenkin muihin tarkoituksiin, esimerkiksi lain vaatimusten perusteella säilytettäväksi.

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa Matkatoimisto Aventuran tallentamia henkilötietojaan ja oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi.

Asiakas voi pyytää rekisteriotteen itseään koskevista tiedoista lähettämällä allekirjoitetun kirjallisen pyynnön postitse otsikolla ’Henkilörekisteriotepyyntö tietosuojavastaavalle’. Otteen saa maksutta yhden kerran. Seuraavista rekisteriotepyynnöistä perimme palveluhinnaston mukaisen maksun.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa henkilörekisteripyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Evästeet

Evästeet (eng. cookie) ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkoselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Verkkosivut asettavat evästeitä esimerkiksi säilyttääkseen käyttäjän tietoja tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle ja käyttökokemusta parantaakseen.

Aventura.fi -sivusto ei aseta evästeitä, mutta sivuilla on linkkejä ja yhteyksiä seuraaviin kolmannen tahon palveluihin, joiden evästeet ja liitännäiset latautuvat palveluntarjoajan omalta palvelimelta. Lisätietoa kyseisten kolmansien tahojen evästeistä:

Tawk.to -chat on Aventuran sivuilla toimiva chat-palvelu.

Google Analytics -palvelu seuraa ja tilastoi verkkosivuston käyttöä www-sivujen vierailijoiden määrää yms. käyttäjien tietokoneisiin tallennettujen evästeiden avulla.

AddThis -palvelun sosiaalisen median jakopainikkeet.

Verkkoselaimet hyväksyvät evästeet yleensä automaattisesti. Voit muuttaa selaimen asetuksia ja estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa laitteellesi jo tallennetut evästeet sekä pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.